[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.f& Poprawić morale wśród kadry zarządzającej.Konferencja branżowa lub technicznaf& Zademonstrować konkretne produkty i usługi.f& Stworzyć forum gromadzenia wiedzy fachowej.f& Przeszkolić delegatów w zakresie umiejętnościspecyficznych dla branży.f& Zareagować na kwestie socjalne lub legislacyjne.f& Stworzyć możliwości kontraktu między określonyminabywcami a sprzedawcami.C ZY KONFERENCJA JEST NAPRAWD
POTRZEBNA? 1 5Konferencja dystrybutorówlub network marketinguf& Zmotywować dystrybutorów, by sprzedawali więcejTwoich produktów.f& Poprawić stosunki z dystrybutorami.f& Pozyskać nowych dystrybutorów.f& Ogłosić zmiany administracyjne.f& Nagrodzić wiodących dystrybutorów.Już na pierwszy rzut oka widać, że każda z tych pięciu typów kon-ferencji może mieć więcej niż jeden cel.Widać też, że styl każdejz tych konferencji może być znacząco różny w zależności od re-lacji między sponsorem (organizacją, która płaci za konferencję)a delegatem (osobą, która uczestniczy w konferencji).W niektó-rych przypadkach wizja organizatora dotycząca tego, co ma byćprezentowane, będzie zależeć od tego, czy delegaci muszą płacićza udział w konferencji.Inny ważny czynnik, jaki należy brać pouwagę, to to, czy konferencja jest obowiązkowa (tak jak w przy-padku konferencji dla kadry zarządzającej).Każda z tych imprezbędzie nieco inna zarówno pod względem tonu i stylu, nawet je-żeli cele będą takie same.Porozumienie co do głównego celuTak więc z chwilą zawężenia liczby celów do dwóch lub trzech,ustal, który z nich jest najważniejszy, jeżeli wszystkich innych nieuda się osiągnąć.Ostateczna ocena konferencji będzie formuło-wana na podstawie tego, czy osiągnięty został główny jej cel.Abyuniknąć potencjalnych oskarżeń i przykrych konsekwencji pokonferencji, kiedy podliczone zostaną wszystkie koszty, musiszudowodnić osiągnięcie głównego celu uzgodnionego z zarządem.Formułowanie celów na piśmie może wydawać się nieco akade-mickie, ale w miarę postępu w organizowaniu konferencji sam sięzdziwisz, jak często zaglądasz do dokumentu z jasno zdefiniowa-nym celami, aby pomóc sobie w zaakceptowaniu lub odrzuceniujakiegoś pomysłu na prelegenta lub na dodatkowe elementy.Oto kilka celów pochodzących z prawdziwej konferencji dlawyższej kadry zarządzającej globalnej korporacji z branży napojów16 JAK ZORGANI ZOWA
PERFEKCYJN
KONFERENCJ
chłodzących.Delegatami byli dyrektorzy zarządzający z 70 kra-jów świata, którzy spotkali się, by omówić strategię korporacji naprzyszłość.Cele konferencjif& Przedyskutować przyszłą strategię.f& Zachęcić delegatów, by poznali się z sobą bliżej i zaczęlizwracać się do siebie po imieniu.f& Dojść do porozumienia w sprawie ogólnego kierunku,w jakim zmierza grupa.f& Przeżyć coś ciekawego i niezapomnianego.Stopień osiągnięcia każdego z tych celów był po konferencji mie-rzony ankietami wśród delegatów.Musisz uważać, by nie wyznaczono zbyt wielu celów, ponie-waż delegaci i mówcy mogą być nieco zdezorientowani co do rolikonferencji.Nie możesz też dopuścić do tego, by przyjęte zostałysprzeczne ze sobą cele.Zdarza się, że celem prezesa jest poinfor-mowanie o strategii na przyszłość, podczas gdy pozostali człon-kowie zarządu chcą dyskusji na ten temat.Tego typu rozbieżno-ści mogą stworzyć dość duże napięcia w chwili, gdy organizacjakonferencji wejdzie w fazę realizacji.Jedną z technik pomocnych w wyizolowaniu głównych lubnadrzędnych celów jest zadanie prostych pytań:  Co mają czućdelegaci po zakończeniu konferencji?.Prowokuje to wiele odpo-wiedzi zależnych od punktu widzenia lub zakresu odpowiedzial-ności osoby, której je zadajesz.Pomaga to w eliminacji wszelkichniejednoznaczności i często pozwala dojść do jednego nadrzęd-nego celu, co do którego wszyscy są zgodni.Przykłady głównych celówf&  Chcemy, by wszyscy czuli się pokrzepieni.f&  Chcemy, by dowiedzieli się wszystkiego o nowychproduktach.f&  Chcemy, by nowy schemat zachęt dodał im wiatru w żagle.f&  Chcemy zaszczepić lojalność i zaangażowanie.f&  Chcemy przeanalizować implikacje fuzji.C ZY KONFERENCJA JEST NAPRAWD
POTRZEBNA? 1 7Z chwilą gdy zapanuje zgodność co do głównego celu, możeszdodać powiązane z nim cele pomocnicze, aby zyskać lepszy obraztreści konferencji [ Pobierz całość w formacie PDF ]